Làm thế nào để gửi tiếp một Email khi khách hàng không phản hồi

Ai đó đã bỏ qua một email quan trọng mà bạn đã gửi?

Hiện tại có rất nhiều điều đang xảy ra trên thế giới và mọi người đang phải vật lộn để bắt kịp nhịp sống hàng ngày. Có thể là bạn đã gửi email cho họ vào thời điểm họ đang bận, hoặc đơn giản là họ quên không kiểm tra lại email. Một phân tích của 12 triệu email tiếp cận khách hàng cho thấy chỉ 8,5% trong số họ nhận được phản hồi, với hầu hết các liên lạc qua email đều bị lỗi.

Và khi bạn muốn đảm bảo rằng người tiêu dùng sẽ nhận được tin nhắn của bạn, thì điều dễ hiểu nếu bạn cảm thấy không thoải mái hoặc lo lắng rằng bạn đang quá đề cao. 

Đừng. Bạn không bao giờ biết ai đó đang trải qua những gì và bạn phải làm công việc của mình. Mặc dù một số người nhận của bạn có thể không muốn nghe thông tin từ bạn, nhưng mục tiêu của bạn là tiếp cận những người đồng ý.

Bạn là đại diện bán hàng, nhà tuyển dụng hay nhà tiếp thị, thì đây là năm mẹo giúp bạn tăng cơ hội nhận được phản hồi.

1. Hãy kiên nhẫn.

Có thể bạn đã liên hệ với người nhận của mình không đúng lúc. 

Vì vậy, đừng theo dõi email của bạn đã gửi quá nhiều, đặc biệt nếu bạn đang gửi email bán hàng – người nhận sẽ chú ý và đánh giá cao sự kiên nhẫn của bạn. 

Thời gian cho các email tiếp theo của bạn tùy thuộc vào mục tiêu cụ thể. Nếu bạn là người quản lý tuyển dụng hoặc nhà tuyển dụng đang cố gắng lấp đầy một vị trí còn trống tại công ty của mình, hãy cân nhắc đợi ba hoặc bốn ngày để theo dõi. Nếu bạn là đại diện bán hàng hoặc nhà tiếp thị đang gửi một chiến dịch tiếp cận, hãy liên hệ với những người nhận của bạn sau một hoặc hai tuần.

Kiên nhẫn và chờ đợi để theo dõi là một cách tuyệt vời để cho thấy bạn quan tâm đến thời gian và ranh giới cá nhân của người nhận. Nếu bạn không chắc phải đợi bao lâu, hãy tham khảo ý kiến ​​của nhóm của bạn. Nhận được ý kiến ​​thứ hai về phong cách giao tiếp của bạn luôn hữu ích.

2. Điều chỉnh dòng tiêu đề.

Dòng tiêu đề của bạn đã truyền cảm hứng cho lời kêu gọi hành động của khách hàng chưa? 

Bạn sẽ rất dễ bỏ qua các dòng chủ đề như “đăng ký”. 

Rebecca Zucker , một huấn luyện viên điều hành và doanh nhân của Harvard Business Review viết: “ Those are not only vague — they may also make the reader feel bad for being slow to respond ( Những điều đó không chỉ mơ hồ – chúng còn có thể khiến người đọc cảm thấy tồi tệ vì phản hồi chậm )”  

Zucker khuyên bạn nên sử dụng các dòng tiêu đề giúp người nhận có “bản xem trước ngắn gọn về yêu cầu”. Một cách tiếp cận là khuyến khích mọi người bằng các cụm từ như “các bước tiếp theo” và “câu hỏi về”. Bạn cũng có thể cho ai đó biết rằng một vài yêu cầu về thời gian, địa điểm.

Giúp mọi người hiểu những bước họ cần thực hiện.

3. Đặt một câu hỏi trực tiếp và có ý nghĩa.

Nhu cầu tương tác trên các mạng xã hội hiện nay đang ngày càng cao, và nó không chỉ vì đại dịch. Ngay cả trước năm 2020, giao tiếp của con người đã mở rộng bao gồm tin nhắn văn bản, nhấp chuột, chạm, tin nhắn tức thì, và biểu tượng cảm xúc.

Tuy nhiên, một điểm không tốt trong quá trình phát triển là mọi người có những phản ứng khác nhau đối với giao tiếp dựa trên văn bản và tương tác kỹ thuật số. Người nhận của bạn sẽ cần phải được hướng dẫn để tác động được họ.

Hãy ghi nhớ những điều này, hãy giả định rằng thông tin liên lạc của bạn không phải lúc nào cũng tiếp cận được đúng đối tượng hoặc tiếp cận được mà không hiệu quả. Đối với một số đối tượng, thông tin liên lạc qua email của bạn có thể hoàn toàn không kết nối với họ và bạn có thể cần thực hiện một số chẩn đoán trong thông báo tiếp theo của mình.

Một cách tiếp cận là đặt một câu hỏi mà người nhận của bạn cảm thấy bị bắt buộc phải trả lời. Dưới đây là một vài ý tưởng:

  • Một số mục tiêu của bạn trong quý này là gì? Tôi rất vui được đồng bộ hóa để xem tôi có thể trợ giúp như thế nào.
  • Rất nhiều công ty như công ty của bạn cần trợ giúp về [x, y hoặc z]. Bạn có muốn tìm hiểu về một số giải pháp hỗ trợ nhiều hơn cho nhóm của mình không?
  • Bạn có phải là người phù hợp tại [Công ty X] để nói về [Chủ đề Y]? Nếu không, bạn có thể vui lòng kết nối tôi với cá nhân phụ trách [bộ phận Z] tại công ty của bạn được không?

Câu hỏi của bạn phải cho thấy rằng bạn cởi mở với cuộc trò chuyện, tìm cách cung cấp hỗ trợ và quan tâm đến mối quan tâm tốt nhất của người nhận.

4. Hãy rõ ràng rằng bạn cần phản hồi trong một khung thời gian nhất định.

Mọi người thường hay trì hoãn chưa trả lời 1 tin nhắn, đặc biệt là khi gửi và nhận email, và không có gì lạ khi họ quên trả lời một tin nhắn quan trọng.

Một cách để tránh vấn đề này là phải nói rõ rằng bạn cần phản hồi vào một ngày nhất định. Bắt đầu bằng cách giải thích nhu cầu của bạn và lý do tại sao bạn đang theo dõi. Từ đó, hãy nói rõ ràng về việc cần phản hồi và chia sẻ khung thời gian khi bạn cần phản hồi.

Hãy tử tế và từ bi – người ở phía bên kia màn hình có thể cần sự hỗ trợ của con người. Giúp người nhận ưu tiên nhu cầu của bạn.

5. Nếu vẫn không thành công, hãy liên hệ trên Twitter.

Twitter là một nền tảng truyền thông xã hội, nơi các cuộc thảo luận thoáng qua là điều tự nhiên. Theo nguyên tắc chung, bạn không muốn sử dụng các kênh cá nhân (như Facebook) để săn lùng người nhận email của mình. 

Tuy nhiên, việc gửi cho ai đó một tin nhắn trực tiếp trên Twitter không có hại gì; “Chào! Tôi đã gửi cho bạn một email về [X]. Bạn đã nhận được nó? ”

Đặc biệt nếu các email lạnh của bạn đang bị bỏ qua hoặc lọt vào các thư mục spam, một cuộc theo dõi ngắn qua Twitter có thể chỉ là điều để thu hút phản hồi. Nhưng đừng thúc ép nó. Không nhận được phản hồi có thể là dấu hiệu của sự thiếu quan tâm. 

Bạn cũng có thể thử kết nối trên LinkedIn, nơi bạn có thể tiếp tục tương tác với người nhận của mình. Điều cuối cùng mà bất kỳ ai cũng muốn là bắt đầu nhận được những câu trả lời tiêu cực.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng

Đôi khi, một kết nối không có nghĩa là như vậy. Nếu bạn đã theo dõi một vài lần trong vài tháng, có thể đã đến lúc tiếp tục. Đừng lo lắng về việc buông tay – có rất nhiều người ngoài kia sẵn sàng lắng nghe ý kiến ​​của bạn, và đôi khi nhận được câu “đồng ý” phải mất một vài câu trả lời “không”. 

Sự im lặng của đài phát thanh có thể gây khó chịu, vì vậy điều quan trọng cần nhớ rằng vấn đề không phải là bạn hay giao tiếp của bạn – đó là mọi người bị choáng ngợp với các tin nhắn và danh sách việc cần làm của họ. 

Gửi email lạnh có thể là một cách tuyệt vời để xây dựng các kết nối mới. Đừng bỏ cuộc và đừng đánh giá thấp giá trị của một cú ping đơn giản, “Tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn”.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.